Test: Office 2007 – Effektivitet i nyt lækkert design
Ud over Microsoft Windows er Microsoft Office nok et af de mest benyttede programmer hos både virksomheder og private.
Derfor ventes nye Officepakker ofte med stor spænding, selv om der sjældent sker det helt store, ved udgivelsen af en ny version af Office.
Microsoft Office har siden sin 95-udgave faktisk kunnet udføre stort set de samme opgaver, bare i nye og smartere indpakninger. Dog er der ved nyudgivelser ofte kommet et par nye programmer med, og det er ingen undtagelse denne gang.
PC World har kigget på den nye Microsoft Office 2007 i Beta 2 Technical Release udgaven. Det viser sig hurtigt, at 2007-udgaven er den Microsoft Office-pakke til dato, hvor der er sket mest både på design- og programsiden.
Ligeledes ser det ud til at Microsoft endelig har droppet idéen om at tilføre programmet alle mulige pædagogiske hjælpeværktøjer som den irriterende talende papirclips fra tidligere versioner.
Vi downloadede beta-udgaven af Office 2007 fra Microsofts hjemmeside, og opdaterede den med Technical Release pakken, som Microsoft har udgivet som en slags Service Pack til betaen. Dette er desværre ikke muligt længere, da vi er tætte på udgivelsesdatoen. Dog er det muligt at test-køre Office 2007 via Microsofts hjemmeside.
Nyt i pakken
De tre væsenligste forandringer i Office 2007 er et nyt design inklusiv en ny menubar, mulighed for øget samarbejde og kommunikation samt anvendelsen af et åbent filformat (XML).
Nyt funktionelt design
Det første man lægger mærke til når man starter de nye programmer op, er Microsofts nye Office-design.
Office 2007 er gjort klar til Vista, og dermed benytter man de nye og mere gennemsigtige farver. Men disse ændringer overskygges hurtigt af noget helt nyt. Flere af programmerne har fået skiftet den traditionelle menubar i toppen ud, med Microsofts nye opfindelse: The Ribbon.
Baggrunden for den nye menubar, er at få gjort flere nyttige funktioner synlige, som før var skjulte, samt at sikre en nemmere tilgængelighed uden 6-7 klik med musen.
Og det virker! Efter de første timer, hvor man ingenting kan finde, begynder systemet at virke bedre og bedre. I al sin enkelthed har Microsoft droppet drop-down menuerne og udvidet vores klassiske værktøjslinie. Et klik på et af menupunkterne for oven, giver straks en helt ny værktøjslinie fyldt med både kendte og nye funktioner.
Denne nye menubar er kommet ind i Word, Excel og Powerpoint og er med til at forny disse programmer. Andre programmer som f.eks. Outlook holder fast i det gamle drop-down system. Det tror vi dog, at Microsoft dropper i fremtiden, når alle har vænnet sig til den nye menubar, som er smart og hurtig at bruge.
Samarbejde og kommunikation
At sikre effektive arbejdsgange har hver eneste Office-pakke hævdet at gøre. Blandt andet igennem forbedret kommunikation og et øgede samarbejdsmuligheder mellem medarbejdere i virksomheder.
Det specielle denne gang, er at Microsoft har lanceret en række server-programmer, som følger med de erhvervsrettede Office-udgaver. De gør det muligt at dele filer og tjenester. PC World har kun kigget ganske lidt på disse programmet, og Microsoft er uden tvivl på rette vej.
Da server-programmerne er ret store og omfattende, har vi ikke valgt at beskrive dem nærmere i denne artikel, men opfordrer små og mindre virksomheder til at tjekke disse nye muligheder ud, da de både ser nemt og professionelt ud.
Nyt filformat
Microsoft er ofte blevet kritiseret for at holde sine filformater lukkede, i modsætning til f.eks. den gratis Openoffice pakke, der arbejder med åbne filformater.
Et åbent filformat betyder i sin enkelthed, at man kan læse for eksempel et Word-dokument uden at have Word installeret på sin pc. Microsoft har ikke fulgt denne kritik 100 procent, men har dog taget et stort skridt på vejen, ved at lancere deres egen åbne standard, nemlig XML.
Det giver dermed folk mulighed for at åbne Word-filerne i andre programmer, der benytter XML-formatet. Det kan hurtigt blive lidt nørdet, så tjek Microsofts hjemmeside for mere info om XML.
Der er kommet så mange nye værktøjer i Office 2007, at man ikke har haft mulighed for at gøre Office 2007-filerne kompatible med tidligere udgaver.
Dette skal man være opmærksom på, hvis man er en af de første, der skifter til Office 2007. Dog er det muligt at gemme i det gamle .doc format i stedet for i det nye .docx format.
Ligeledes er der mulighed for at gemme sine ting i PDF-formatet, hvilket er meget nyttigt, og sikrer at alle kan læse filerne med den gratis Adobe Reader.
Holder du fast i en ældre udgave af Office, men samarbejder med folk der bruger 2007-udgaven har du brug for Microsoft gratis konverteringsprogram. Du kan hente programmet her.
Office Word
Word ligner sig selv, dog med den forskel, at den nye og forbedrede menubar er dukket op. Og der er også en række ændringer, som gør arbejdet, med det mest brugte skriveprogram i verden effektivt.
Menubaren
Som omtalt tidligere har Word 2007 fået sig en ny menubar, som overordnet virker rigtig god og som en forbedring af Word.
Dog er et lille irritationsmoment, at når man ønsker at indsætte et simpelt sidehoved, som for eksempel "Side 1 af 5", skal man bladre forbi et hav af grafiske skabeloner. Det er dog en lille ting, i en overordnet stor forbedring af menulinien.
Umiddelbart kan den nye menu give en masse klikken rundt med musen, men det bør ikke være nødvendigt.
Trykker man en gang på Alt-tasten, får man mulighed for at vælge hvilken menubar man vil se. Når man har valgt sin menubar, får alle ikoner på værktøjslinien et lille bogstav ud for sig, og dermed kan man meget hurtigt og nemt navigere rundt i Word med tastaturet og spare mange museklik.
Live preview
Når du skriver en tekst og ønsker at ændre en skriftstørrelse og er i tvivl om hvilken størrelse der er den bedste, kan du hele tiden se resultatet på hele dokumentet alt imens man fører musen over for eksempel skriftsstørrelse 24.
Du kan altså hele tiden følge med i hvilke konsekvenser din formatering får, inden du vælge en størrelse eller den skrifttype, du vil skrive med. Virkeligt effektivt.
Detaljer
Microsoft har endelig taget folks små idéer til forbedringer til efterretning. PC World har fundet tre små detaljer frem, som længe har været savnede:
Automatisk ordtælling – Word viser hele tiden nede i venstre hjørne hvor mange ord man har skrevet. Det opdateres løbende, mens man skriver. Rigtigt rart for studerende og travle journalister med begrænset plads.
SmartArt – Specielt for forretningsfolk eller andre der laver diagrammer og modeller, er SmartArt virkelig velegnet. Det er skabeloner af kendte modeller og diagrammer, som man ofte har brug for.
Har man for eksempel brug for en figur, der viser en trepunktsplan er det bare at klikke og skrive. Funktionen findes under menupunktet Insert / Indsæt.
Henvisningssystem – Mange studerende vil elske dette system, der gør det muligt at gemme standardhenvisninger til f.eks. en forfatter, og så bare sætte den henvisning ind løbende. Findes under References -> Insert Citation.
Alt i alt er Word 2007 det kendte skriveprogram, vi altid har haft, men Microsoft har dog tilføjet en masse, smarte nye finesser, som gør Office 2007 væsentligt mere effektiv og professionel at bruge. Resultatet af ens arbejde er simpelthen flottere og hurtigere at lave.
Office Outlook
Der skete en masse ting med Outlook, da vi fik version 2003, og derfor er der desværre ikke så meget nyt under solen i Outlook 2007. Designet ligner sig selv, og basisfunktionerne er de samme. Dog er der et par nye funktioner, vi vil kigge lidt nærmere på.
RSS-feeds
Først og fremmest har vi fået en RSS-læser indbygget, som er meget simpel og lige til. Læseren kan det den skal, men heller ikke mere. Ingen smarte funktioner, blot mapper hvori der kommer beskeder, når nogen har skrevet et indlæg på de sider, man abonnerer på. Ganske simpelt.
Søgefunktionen
Søgefunktionen er blevet forbedret væsentligt. Og specielt når man kører den sammen med Microsoft Vista, oplever man et kæmpe ryk i hastighed. Man behøver ikke længere taste navnet for at finde kontaktpersoner. Den finder løbende resultater hver gang du taster et nyt bogstav. Effektivt og godt lavet.
Kalenderen
Microsoft reklamerer meget med de nye funktioner i kalender-delen. Her er der mulighed for at tilsende andre personer, udsnit eller perioder af ens kalender via e-mail. En fin funktion, men vi syntes nu deres traditionelle "inviter deltagere" funktion har fungeret fint siden 2003, og vi tvivler på at mange vil benytte sig af muligheden for at sende en statisk kalender videre til andre.
At de nævner denne funktion som noget nyt og centralt, er vist blot det bedste argument for at der ikke er sket meget i Outlook. Stadig et godt og omfattende værktøj, men intet nyt under solen.
Office Excel
Excel har altid været mit yndlingsværktøj i Office-pakken, og den har mere eller mindre lignet sig selv siden de allerførste versioner af regnearket.
Denne gang er der heller ikke lavet revolutioner – men hvorfor også ændre et glimrende program?
De største ændringer er sket i det skjulte. Excel har nemlig fået mere kraft, og dermed mulighed for at indeholde endnu flere data end tidligere.
Antallet af celler er udvidet væsentligt - hvem der nogensinde har brugt alle de celler vi havde i Excel 2003 ved vi dog ikke på redaktionen. Derudover understøtter Excel processorer med flere kerner, så selv de mest komplicerede beregninger burde gå rimeligt tjept.
Alle disse bagvedliggende forbedringer er dog svære at teste, så vi vil straks gå videre til de mere synlige forbedringer.
Grafisk farvelegetøj
Microsoft har brugt mange kræfter på at Excel skal være et godt værktøj til at lave grafiske fremstillinger af ens data.
Det er blevet nemt at lave talrækker og pivottabeller med systematiske farver, der afslører f.eks. røde tal med en kraftig rød farve. Laver man en simpel talrække fra 1 til 20 og trykker på formatering, vil man med to klik kunne farvelægge rækkerne fra f.eks. grøn til rød, med 20 nuancer. Det er en varm anbefaling til forretningsfolk, der bruger Excel til at fremstille grafiske oversigter.
Formular-hjælp
Denne funktion er helt ny.
Når man skriver "=S" foreslår Excel straks mere end 30 formler, der starter med S. Så kan man nemt vælge den formel, man skal bruge.
En funktion programmører kender fra nyere udviklingsmiljøer. Dette er virkelig med til at gøre arbejdet med formler mere effektiv og hurtigt. Et stort plus i karakterbogen for dette.
Redigér enkelte celler
Er man flere der arbejder på samme Excel-ark eller sender man sit Excel-ark til en person, der blot skal kunne redigere enkelte celleværdier, er denne funktion for alvor ved at tage form.
Det er nu nemt og hurtigt at låse alle celler i et ark, med undtagelse af de få som brugeren skal kunne redigere. Brugeren kan så enten med eller uden password ændre f.eks. sine egne tal i arket. Dette vil nogen påstå ikke er helt nyt, og det har de også ret i.
Det nye er for det første at funktionen er væsentligt hurtigere at bruge end før, og så en sidste ting: Man kan give de forskellige adgangsrettigheder direkte til forskellige personer på computeren eller netværket (windows logins).
Det betyder at når "Mor" eller "Medarbejder A" logger ind, så har de adgang til netop de celler i budgettet, som de bestemmer over, og som kun de kan rette i. Vi kan se mange fordele ved dette system, og det vil med garanti være til gavn specielt i mange mindre virksomheder.
Spændende muligheder i serverdel
Microsoft skriver en del om muligheden for at flere kan arbejde på samme regneark via Sharepoint 2007, som vi desværre ikke har mulighed for at teste her. Men vi har store forventninger til Sharepoint, da dette er en af de helt store mangler, da Excel ofte er noget mange brugere arbejder med samtidigt.
Excel 2007 fungerer stadig ganske glimrende, men ingen store overraskelser i netop dette program. Kunne være spændende hvis Microsoft satte sig for, for alvor at forbedre dette ellers gode program.
OneNote
Microsofts forsøg på at lave det ultimative værktøj for studerende udkom i en 2003-udgave, dog ikke i forbindelse med office-pakken, da OneNote kom en del senere. Det lykkedes aldrig at få budskabet om dette program udbredt, på trods af gratis licens-perioder med mere.
Nu putter Microsoft dette program ind i Office-pakken, hvor det også hører hjemme.
På PC World har vi arbejdet med OneNote i længere tid, og kan varmt anbefale dette program til studerende og andre med behov for at tage mange noter.
Idéen er i sin enkelthed at lave en specialudgave af Word som er tilpasset den situationen, at man i løbet af dage, uger eller år tager løbende notater. Det er altså Word med mulighed for hele tiden at have overblik over alle sine notater på en gang via et meget elegant arkiv-system, som altid er åbent.
Her kan du skrive, indsætte tabeller, tegne, lave grafer, overstrege og lave andre studienotatteknikker. Helt smart bliver det, når man begynder at linke mellem de forskellige notater, og når læseferien nærmer sig kan surfe rundt mellem alle sine notater. Det giver et rigtigt godt overblik og gør ens notater virkeligt effektive.
Der kunne skrives meget mere, men da programmet er utroligt simpelt, er der ikke andet end at sige, du bør afprøve det - og mon ikke Microsoft også giver en gratis 30-dages licens på OneNote 2007 for at få flere i gang med at bruge dette glimrende værktøj.
Groove
Værktøjet for den mindre virksomhed, der gerne vil udnytte internettets mange muligheder for samarbejde mellem medarbejdere uden at skulle investere store summer i server-software.
Groove er et program som Microsoft har opkøbt og inkluderet i deres Office 2007 pakke. Vores test er meget overfladisk, da det er et program med mange muligheder.
Idéen er at lave et "arbejdsrum", hvor kollegaer kan dele dokumenter/filer, samt diskutere, dele projektplaner samt koordinere fælles kalendre. Og det usædvanlige er, at det kan ske uden serversoftware. Dog vil der i den endelige version af Office også følge et lille servermodul med, som selvfølgelig vil gøre programmet endnu mere effektivt.
Programmet er stadig i sin første version fra Microsoft, men det tegner godt. Vi glæder os rigtig meget til at se dette program i den endelige version, da betaen ikke inkluderer det lille servermodul.
Alternativt kan dette program måske lokke en del foreninger eller studiegrupper til, da det er optimalt til sådanne arbejdsfællesskaber.
Visio
Microsoft har også tilføjet Visio i sin officepakke. Det er et tegneprogram, som har sin styrke i at tegne modeller, grafer, koordinatsystemer, kurver og meget mere uden input af tal.
Det er altså ikke en konkurrent til Excel, men en god mulighed for at lave flotte grafiske tegninger til sine powerpoints og Word-dokumenter.
Programmet er yderst simpelt, og har et stort arkiv af mere eller mindre flotte skabeloner til tegninger, som man nemt kan redigere og tilpasse sine egne ønsker.
Et fint lille program både til privat brug, studiet og virksomheden. Specielt til grafer og lignende er programmet godt.
Konklusion
Samlet set er Office 2007 virkeligt en god officepakke.
Var denne nye udgave ikke kommet, er der uden tvivl en del brugere, der ligeså godt kunne have brugt en gratis office-pakke.
PC World har også testet nogle af disse gratis-pakker op til denne udgivelse, men ingen af dem når op på Office 2007-niveau.
Designet skal have stor ros. Specielt når programmerne installeres i Windows Vista, kommer det nye design til sin ret, som det også kan ses på de screenshot der er brugt her i artiklen.
Den nye menubar er genialt fundet på, og mon ikke den idé kan udvikles og gøres endnu bedre?
Vi havde ingen problemer med at køre alle programmerne samtidigt, hvilket vidner om at heller ikke denne nye Office 2007-pakke bruger specielt mange RAM eller et højt CPU forbrug, hvilket jo er dejligt for de mange brugere, der sidder på ældre pc’ere.
Hvorvidt det denne gang er lykkedes at sikre nemmere samarbejde mellem Office-brugere eller ej, er svært at vurdere.
Dog er der ingen tvivl om at effektiviteten ved at bruge det nye Office 2007 er væsentligt højere end tidligere. Den nye menubar sparer mange klik og eftersøgninger på funktioner, man ikke bruger så tit.
Det er meget frustrerende, at fil-formaterne ikke er kompatible med tidligere versioner, men vi må erkende, at de mange nye funktioner og overgangen til XML kræver det.
Betaen var uden dansk stavekontrol, og vi har derfor ikke kunnet vurdere hvorvidt dette fungerer bedre eller ej i den nye funktion, men forventer det blot er samme standard som i de tidligere udgaver.
Farvel til FrontPage og goddag til nye programmer
Som nævnt tidligere kommer der med hver eneste Office pakke altid en række nye programmer til. Det gælder også denne gang, hvor programmerne Infopath 07, Publisher 07, Powerpoint 07 og Access 07 er selvfølgelig stadig med.
Men efter 9 års deltagelse forsvinder Frontpage ud af Office-pakken, og faktisk stopper Microsoft helt med at producere Frontpage.
Den erstattes af to nye programmer, som ikke bliver en del af Office. Så hold øje med programmet: "Expression Web", der bliver erstatningen til almindelige webudvikling.
At der nu kommer otte udgaver af Office-pakken - alle med forskelligt indhold - virker en anelse overflødigt og uoverskueligt.
Men mon ikke vi alle finder frem til de 2-3 versioner, som er aktuelle for enten os, kollegerne eller vores bekendte.
Samlet set er PC World meget tilfredse med Microsofts nye Office-pakke og glæder os meget til at arbejde med de nye funktioner, når programmet udgives.
Office-pakken er meget innovativ og nytænkende på udvalgte programmer, mens andre ligner sig selv og fungerer som de plejer.
