I 'gamle' dage havde it-afdelingen ofte ry for at være 'nej-afdelingen,' der med lange tekniske forklaringer ofte var i stand til at anskueliggøre, hvorfor det ene og det andet ikke kunne lade sig gøre.
Sådan er det ikke mere.
Men mange af grundene til at sige nej består - eksempelvis hvis der indgår forslag og ønsker om indførelsen af nye teknologier fra forretningen, som bare ikke passer ind i selskabets overordnede it-strategi eller understøtter de overordnede forretningsmål.
Eller hvis forslaget faktisk er fint, men der ikke er plads i budgetterne.
Eller der i forvejen er masser af opgaver at tage fat på og kalenderen er fyldt.
Eller forslaget er for risikobetonet (efter din vurdering).
Eller hvis forslaget ganske vist er nemt og hurtigt at gennemføre (som for eksempel et nyt analyseværktøj til salgsafdelingen), men efter din vurdering ikke vil få den vilde betydning for fremtidens arbejde, som forslagsstillerne tror.
De gode grunde til at sige nej
Der kan være mange gode grunde til at sige nej, og der vil altid være for og imod.
Grundlaget for beslutningerne er blevet langt mere komplekse for it-cheferne, der i disse år hastigt er ved at bevæge sig ind i en rolle, hvor udgangspunktet er forretningen - og ikke længere blot drift af it.
Det gør grundlaget for en beslutning mere kompliceret og balancegangen sværere, fordi CIO'en nu skal tage hensyn til både den rå it-drift (som i gamle dage), til sine egne budgetter, hele virksomhedens it-planer samt til forretningens overordnede mål og metoder og fremadrettede strategier og værdier - samt eventuelt diverse governance-regler.
Det gør det til en speget affære at begrunde et nej og en afvisning ordentligt og klart, hvilket jo kræver overblik, skarphed, finesse og fingerspitzgefühl, når beslutningsgrundlaget er komplekst, holdningerne mange og ønskerne (måske) relevante.
Derfor er du den rigtige til at sige nej
Kunsten at sige nej
Det kan betale sig at tage sig tid til at forklare og begrunde et nej, når det kommer.
Det er en klassisk lederopgave, som på mange måder bedst håndteres med gode argumenter, åbenhed og tillid til, at de afviste forslagsstillere godt kan godt forstå og acceptere forklaringen.
Tager du dig ikke tid til at begrunde og argumentere, risikerer du at falde i den gamle sump, hvor it-afdelingen bliver opfattet som 'nej-afdelingen.'
Det kan skabe mismod og opgivenhed overfor fremdrift og udvikling af nye ideer, ligesom det kan stemple CIO'en så tungt, at han skubbes væk fra vigtige strategiske diskussioner.
Er det nu også det rigtige?
Fremadrettet strategi fordrer jo netop åbenhed overfor nye ideer, og derfor er det vigtigt at undgå at blive stemplet som en nej-mand.
En sidegevinst ved at tage dig tid til at begrunde beslutningen er, at du også overfor dig selv bliver tvunget til at gennemgå argumenterne, så du bliver sikker på, at det er den rigtige beslutning.
På den måde kan du også undgå, at den afviste forslagsstiller taber ansigt. Dette er jo ikke personligt, det handler alene om forretningen.
Derfor er du den rigtige til at sige nej
Men:
Som CIO er du stadig den, der ved bedst og bedst kender til konsekvenserne af nye it-systemer - uanset hvor store eller små de er.
Som CIO ved du, at ny-indkøb og nye systemer medfører mange års vedligehold og sikkert en del efterfølgende investeringer i opgraderinger og tilpasninger.
Og som CIO ved du, at en ændring i setuppet i et hjørne af virksomheden hurtigt kan komme til at få konsekvenser og kræve ændringer i mange andre systemer på tværs af virksomheden - og måske endda flere gange, når de første store opgraderinger af det ene eller det andet system begynder at løbe ind.
Sådan siger du nej - de grundlæggende trin
I en afvisning af en (måske utilfreds) forslagsstiller kommer du langt med at:
- Ikke svare straks, men overveje grundigt, hvorfor der er opstået behov for dette system. Hvad er problemet? Og hvordan kan det løses?
- Mødes ansigt til ansigt og ikke skrive en mail med en afvisning. Det giver mulighed for at besvare spørgsmål og viser samtidig en anerkendelse af, at forslaget er gyldigt.
- Lytte efter.
- Tage dig tid og begrunde dit nej sagligt og grundigt - skub ikke tingene under stolen.
- Åbent erkende over for forslagsstilleren, at der er værdi i det foreslåede system (det er jo derfor, at det bliver fremlagt)-
- Overveje en eventuel alternativ løsning, der passer bedre med virksomhedens valgte strategier.
Den moderne troldmand
Den moderne CIO skal i dag være lidt af en troldmand, der med lige dele teknologisk indsigt og forretnings-strategisk tæft skal kunne orkestrere hele virksomhedens it-infrastruktur på lige præcis den måde, der lige nu giver flest forretningsfordele, højeste effektivitet og de smarteste processer lige nu.
Hertil kommer den ofte komplekse kommunikationsopgave, der altså også involverer evnen til at afslå forslag og sige nej, uden at det skaber mismod, apati og tabt fremdrift.
Det er en vedvarende opgave.
For forstår alle medarbejdere ideen bag virksomhedens it-strategi og it-infrastruktur, vil vi se, at strømmen med mange af de forslag, der kandiderer til et nej, vil tørre ud.
Omvendt er det også vigtigt for dig at sørge for, at du hele tiden er opdateret og ajour med virksomhedens it-relaterede processer, så du selv kan sætte ind og ikke risikerer at blive overrasket (eller overrendt) med forslag om alverdens 'smarte' systemer.
For det er nu engang mest motiverende ikke at være 'the no-man.'
