CIO-interview: It-direktøren i MT Højgaard har oprettet to mapper i sin mail-boks. En til klager og en til ros.
"Hver gang jeg har fået ris eller ros, lægger jeg mailen i en af de to mapper, og efterhånden er der mere ros end ris," fortæller Kerny Ustrup, der har været ansat som it-direktør i entreprenørfirmaet MT Højgaard siden starten af 2012.
Den udvikling begrunder han blandt andet med en stor parathed til it inden for byggebranchen, der traditionelt har haltet efter andre store produktionsvirksomheder.
Den proces kan også læses i it-strategien frem til 2017, som Kerny Ustrup har afsat resten af august til at færdiggøre.
"Der er ikke ret mange ting, som vi gør fra dag til dag. Vi er nødt til at se en rød tråd gennem vores it et godt stykke ud i fremtiden. Og de faktorer, der driver os nu, er anderledes end tidligere," fortæller Kerny Ustrup.
Stadig prærieland
Byggeri og entreprenørbranchen er gennem de seneste år blevet langt mere it-tung.
"I dag kan man ikke drive en bank uden it. Sådan er det også på vej til at blive i byggeriet. Der skal et massivt it-grundlag til at beregne, designe, styre, dokumentere og producere. Der er it i alle faser og facetter."
Men der er stadig store arealer af uopdaget land, der skal erobres af it. For eksempel bliver der på globalt plan talt meget om BIM (Building Information Modeling) i byggebranchen i øjeblikket.
"Den store værdi opnår vi først, når data kan udveksles gnidningsløst mellem arkitekter, rådgivere, bygherren, entreprenøren og underleverandørerne."
BIM dækker blandt andet over, at hele byggeprojekter bliver opført i 3D-modeller, hvor man kan gå ned til de enkelte komponenter som døre, vinduer eller installationer og se, hvilken betydning det har for de øvrige komponenter, hvis man vælger en anden størrelse eller et andet fabrikat.
Det giver grundlag for mere nøjagtige indkøb, mindre spild, færre fejl i udførelsen og nemmere drift og vedligehold for den efterfølgende ejer af bygningen.
"Den store værdi opnår vi først, når data kan udveksles gnidningsløst mellem arkitekter, rådgivere, bygherren, entreprenøren og underleverandørerne. I byggebranchen foregår der lige nu et spil om, hvem af parterne, som skal være den samlende enhed for de data, og her står MT Højgaard stærkt, fordi vi har en stor og dygtig BIM-afdeling," siger Kerny Ustrup, og fortsætter:
"BIM kan rykke magtbalancen i hele byggeriets værdikæde, og så bliver it pludselig mere centralt for vores forretning. Derfor følger vi området meget nøje. Vi er nogle år efter de dygtigste i USA, så selv om vi forsøger at være på forkant, er vi også ydmyge over for, at vi har meget at lære på et område, hvor udviklingen går utroligt stærkt."
Allerede nu spiller it en væsentlig rolle i byggebranchen, og it-direktøren har fået en forsmag på nogle af de barrierer, han skal over de næste par år.
It-afdelingen bliver embedsværket
"Behovene for it er en stor udfordring, da branchen traditionelt ikke er så teknisk funderet. Det er vanskeligere at hæve barren i byggeriet, end jeg har oplevet i andre brancher," siger Kerny Ustrup, der tidligere har været i ansat i både shippingbranchen og i den grafiske verden.
Hvad er det for nogle barrierer, I støder på i entreprenørbranchen?
"Der er en meget stor spredning blandt de ansatte. Vi har blandt andet faglærte, der står ude på byggepladsen i regn og kulde, økonomifolk, designfolk, ingeniører og projektledere. Der er et meget stort spænd i arbejdsområder, uddannelsesniveau og kompetencer."
I moderne byggeri designes alt digitalt, og byggeprojekterne styres via it - helt ned til hver eneste skrue, som er et objekt i en database, der kan ses tredimensionelt. Men arbejdsmetoderne i produktionen har ofte mere bund i praktisk arbejde og knap så meget i den digitale verden.
"Entreprenører er folk, der sætter ting i gang og gerne vil se hurtige resultater. It opfattes let som unødig bureaukratisk, selv om arbejdsprocesserne, der sikrer kvalitet og træfsikkerhed, også er tidskrævende."
Tidligere har der været eksempler på, at man har taget et enkelt projekt, købt de nødvendige servere og så sat projektet i gang, hvor man nu konsekvent arbejder på at se tingene i en større sammenhæng lige fra beslutning og finansiering over organisatorisk belastning.
"Det er helt sikkert en øvelse indenfor kultur, værdier, normer og adfærd, vi er i gang med. For nogle betyder det, at tingene ikke sker fra den ene dag til den anden, men vi har en målsætning om, at vi ved at komme op i helikopterperspektiv får prioriteret vores ressourcer, så det giver mest værdi for den samlede forretning. Lidt karikeret kan man sige, at det tidligere var sådan, at den, der råbte højest, fik tingene lavet først. Denne model har vi ændret ved at lade forretningen selv være den primære beslutningstager om, hvor it-investeringerne skal foretages, og ressourcerne skal anvendes."
It-folk bliver embedsmænd
It har derfor en position som den røde tråd, der binder en meget differentieret virksomhed sammen.
Det har man lidt utraditionelt gjort ved at sætte it-afdelingen uden for den direkte beslutningsproces og i stedet indgå i en rolle som rådgivere i organisationen.
Udgangspunktet for it er naturligvis at skabe værdi for forretningen. Derfor har man valgt at nedsætte en gruppe folk, der skal se på netop dette. Gruppen består af seks folk fra forretningen, og it har i princippet ingen stemme, når der skal tages beslutninger i gruppen.
Hvorfor har I valgt at sætte jer udenfor? Det lyder som den omvendte model af, hvad man ser andre steder.
"Ideen gav også en vis modstand i it-afdelingen, fordi opfattelsen var: Hold da op, skal vi ikke længere bestemme, hvad vi skal udvikle. Men it bør ikke beslutte, om forretningen har mest brug for et CRM-system eller et nyt beregningsmodul i produktionen. Det ved forretningen bedst. Det skal ikke ses som om, vi har sat os uden for beslutningerne. Vi fungerer i stedet som et rådgivende organ i stil med embedsmændene til en regering. Ikke ment som et bureaukratisk led, men som at en embedsmand typisk er faglig kompetent og rådgiver sine interessenter uafhængig af kortsigtede politiske vinde," siger Kerny Ustrup.
It har udnævnt sig selv til at være et troværdig og sikker rådgiver for dem, der har forretningsansvaret og pengene. En gensidig sparringspartner for forretningen, der både kan komme med ideer, og også med løsninger på udfordringer, der opstår i forretningsdelen af MT Højgaard.
"I it samler og udvikler vi projektforslag på en form, der sætter seksmandsgruppen, der ikke er it-specialister, i stand til at vurdere, vælge og prioritere de forslag, der er vigtigst for MT Højgaard ud fra en værdi, risiko eller konkurrencebetragtning."
Efter rengøring: 7.000 databaser
Den høje grad af ad hoc-mentalitet, som Kerny Ustrup oplevede i sin første tid i firmaet, er blevet strukturereret og organiseret.
"Da jeg startede, blev der produceret en masse værdifuld it i MT Højgaard, men der manglede en linje og en strategi om, hvordan it skulle gøre virksomheden bedre på den lange bane."
I den proces har standardisering været et kodeord.
"Jeg har en tommelfingerregel, der siger, at vi hellere skal tilpasse forretningen til standarderne end omvendt. Det er et paradigmeskifte i en virksomhed, hvor der har været en tradition for selv at udvikle. Udvikler man selv it, så får man let et kludetæppe af applikationer, der er vanskelige at vedligeholde. Der er ingen begrænsning."
Strategien om at udvikle mindre har blandt andet betydet et skifte fra Lotus Notes til Office 365 og en implementering af CRM-systemet Salesforce.com.
"Vi udviklede selv til Notes, hvilket har givet en portefølje af programmer og databaser, som var meget stor. Notes-miljøer kan være svære at styre, og selv nu, hvor vi har gjort hovedrengøring, er der stadig en 6.000-7.000 databaser og 200-300 programmer tilbage."
Notes-miljøet vil frem til 2017 fylde mindre og mindre, og nye cloud-baserede standardplatforme vil få større og større betydning. Det nuværende applikationslandskab vil blive konsolideret på platforme som Office 365, SharePoint, Salesforce.com og udviklerne vil i højere grad være forretningskonsulenter, der implementerer processer i standardsystemer.
"Det er i produktionen, vi tjener pengene, og det er min erfaring, at man ofte prioriterer de administrative systemer lidt for højt"
I MT Højgaards it strategi har man ligeledes prioriteret hårdt mellem produktion og administration.
"Det er i produktionen, vi tjener pengene, og det er min erfaring, at man ofte prioriterer de administrative systemer lidt for højt. En forklaring kan være, at det er lettere for administrationen at få projekter igennem end det er for produktionen, der typisk ligger langt væk fra hovedkontoret."
Derfor har virksomheden rettet fokus på produktionssystemerne, der kan skabe en konkurrencefordel.
"Et nyt lønsystem er naturligvis en administrativ lettelse, men det giver næppe den store konkurrencefordel. Vi kan stadig betale løn. Men får vi automatiseret en designproces, kan bygningerne stå hurtigere færdig. Der vil vi kunne adskille os fra konkurrenterne," forklarer han.
Gamle medarbejdere med nye opgaver
Skiftet fra Notes til Microsoft og andre cloud-baserede standardplatforme betyder en væsentlig ændring i arbejdsfunktionerne blandt it-afdelingens folk.
Når man har siddet i rigtig mange år og er en dygtig Notes-udvikler, er det svært at møde beslutningen om, at programmet skal udfases.
"Det giver selvfølgelig en vis modstand, men det er jo ikke kun os, der satser på disse platforme, det gør mange andre virksomheder også. Derfor vil efteruddannelse og muligheden for at arbejde med nye platforme komme både MT Højgaard og medarbejderen til gode," fortæller Kerny Ustrup.
I byggevirksomheden har man altså valgt også at uddanne personalet ud over enkelte nyansættelser.
"Det er dyrt, besværligt og risikofyldt at skifte for meget ud. Desuden er det jo helt oplagt at beholde gode, dygtige og loyale medarbejdere med masser af viden om virksomheden, ved at tilpasse deres viden."
Der er også en fælles interesse i at få opdateret viden indenfor de områder, som mange virksomheder har brug for, vurderer han.
I MT Højgaard er lige godt 40 personer beskæftiget med it, der skal servicere virksomhedens cirka 4.700 medarbejdere.
