Trin for trin: Sådan migrerer du til en cloud-løsning

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails

Efter at vi har talt om cloud computing i adskillige år, er it-leverancemodellen nu for alvor begyndt at vinde indpas her i Danmark.

Cloud kan anvendes på mange forskellige niveauer - med IaaS, PaaS og SaaS som de overordnede begreber.

Denne artikel tager udgangspunkt i det sidste og nærmere betegnet i den del, der handler om, hvordan man kan få mail, kalender, kontorpakke og samarbejdsværktøjer leveret på abonnements-basis fra skyen.

Virksomheder som Microsoft, IBM og Google har alle løsninger på området, men det er her i Danmark først og fremmest Office 365 fra Microsoft, it-cheferne indtil videre satser på.

Blandt eksemplerne er Svendbord Kommune og senest Grundfos, der har valgt Office 365 til 13.000 ansatte.

Her er guiden: Sådan kommer du i skyen
Men hvordan foretager man rent faktisk skiftet fra det it-miljø, man har i dag, til cloud-løsningen?

Vi har spurgt chefkonsulent Peter Lunding Smith fra ProActive, der flere gange er blevet kåret som årets cloud-partner af Microsoft.

Han har fulgt udviklingen af Microsofts cloud-services gennem de seneste fire år og har blandt andet udgivet bogen "IT - I skyen."

Peter Lunding Smith anbefaler overordnet denne køreplan:

1 - Inspiration: Hvad er det man kan og vil opnå?

2 - Rådgivning: Find en partner der kan hjælpe dig.

3 - Apps: Man skal sikre, at de nødvendige funktioner er der og virker.

4 - Implementering: Selve migreringen til skyen.

5 - Uddannelse: Undervisning af medarbejderne i de nye værktøjer.

6 - Service & administration: Vil du nøjes med globale Microsoft eller have en dansk partner?

På de følgende sider gennemgår vi trin for trin processen med at migrere til en cloud-løsning.

Inspiration og rådgivning

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails

1: Inspiration - hvad er det man kan og vil opnå?
Start med at søge inspiration til, hvad cloud-løsningen kan bruges til. Forhør dig eksempelvis hos dine it-chef-kolleger rundt omkring landet, der allerede har taget springet ud i skyen. Hvad har de lært?

Hvad er dit mål, hvordan vil du opnå det, og hvilke gevinster kan det give virksomheden?

Hvis man allerede er der i processen, hvor man har truffet beslutningen om at satse på en cloud-løsning, er man klar til at gå videre til punkt to.

Denne artikel tager som sagt udgangspunkt i, at man satser på Microsofts Office 365, men langt hen ad vejen vil følgende køreplan kunne anvendes i forhold til andre løsninger også.

2: Rådgivning - find en partner der kan hjælpe dig
Selvom Peter Lunding Smith selv kommer fra et partner-firma, er dette råd ikke et, man skal undervurdere. Cloud er ofte blevet solgt af leverandørerne som "it, der leveres gennem et stik i væggen."

Helt så simpelt er det sjældent i virkeligheden.

"Microsoft, Google og Salesforce og alle andre lægger op til, at du bare går ind og køber, men helt så enkelt er det ikke. Lige så snart man eksempelvis skal have mulighed for at integrere til sit AD, så skal der installeres lokalt, og der skal konfigureres it-services, der snakker med skyen," forklarer Peter Lunding Smith.

"Hvis du er dygtig, kan du læse dig til det meste af det, men de fleste vil nok have brug for noget rådgivning. Der findes tilgængelige deployment-guides og implementeringsplaner og alt muligt andet, men i de fleste tilfælde vil man typisk kontakte en partner, som har prøvet det før."

Han foreslår, at man starter således:

"Først bør man lave en god business case. Er der økonomi i det her? Man bør altid lave et regnskab over, om det kan svare sig at benytte cloud i forhold til at drive det selv eller benytte en traditionel hosting partner. "

Han nævner Svendborg Kommune som et eksempel på et sted, hvor man havde en helt klar business case, da man valgte at satse på Office 365 - den historie har Computerworld tidligere bragt her.

"Når man kan se, at business casen holder, så er næste skridt at se på, om man så kan komme i skyen, som man tror, man kan?"

Kan du leve op til kravene?

"Der er nogle tekniske krav: Er vores infrastruktur i orden? Er vores pc'er opdaterede nok? Er vores operativsystem opdateret? Er vores mobiler af nyere dato? Alle de ting skal til for, at man får glæde af den nyeste software."

Eksempelvis kan det ikke nytte, at man vil have Exchange med synkronisering til smartphones, hvis medarbejderne kun har gamle mobiler. Der kan også være forskel på de forskellige apps, der håndterer mail på henholdsvis Windows Phone, Android, iPhone eller Blackberry.

Det er heller ikke helt ligegyldigt, hvilket it-setup man har i dag:

"Hvis man kommer fra Lotus Notes, skal man eksempelvis have undersøgt, om man skal vælge en cloud-pakke, der også giver mulighed for at downloade Office-pakken. Man skal ind og kigge på egen software og hardware - skal det opgraderes for, at man kan få fuld udnyttelse af cloud-løsningen?"

Apps og andre vigtige overvejelser

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails

Dernæst skal man, ifølge Peter Lunding Smith, tage stilling til, hvor meget data man vil have med over. 

"Det er et omkostningsmæssigt spørgsmål, for mange vil helst have alle de data med over, som de er vant til derhjemme - andre kan godt nøjes med bare at kunne tilgå de gamle data i en periode."

Man skal også vurdere, om man vil lave en en-til-en-migrering, eller om man vil begynde at arbejde med nye teknologier og brugergrænseflader.

I hvor høj grad ønsker man eksempelvis at tage SharePoint Online og det nye SkyDrive Pro i brug?

Når man har afdækket, om økonomien holder, om man kan få de data med over, man gerne vil have med, og man har styr på ens infrastruktur og eksempelvis båndbredde, så skal man se nærmere på selve Office 365-løsningen.

"Mange gange kan det være en god idé at oprette en test-konto, så man har mulighed for at afprøve med brugerne, om det virker," forklarer Peter Lunding Smith fra ProActive

3: Apps - man skal sikre, at de nødvendige funktioner er der og virker
Her skal man se på, om de processor og applikationer, man bruger i dag, kan fungere umiddelbart i cloud-løsningen, eller om der er behov for udvikling.

"Hvis eksempelvis din HR-afdeling skal til at bruge Sharepoint Online, kan det være, at den afdeling har særlige funktioner, workflow eller formularer eller bruger specialudviklet software, som den bare ikke kan undvære, og som ikke umiddelbart er én del af standard cloud-pakken.

Peter Lunding Smith tilføjer, at både den nye Sharepoint App Store, der kommer med Sharepoint 2013, og Office App Store til Office 2013 er meget interessante i den sammenhæng:

"Kan man finde noget, der allerede er lavet, og som kan erstatte det, man har - eller skal man have udviklet noget helt nyt?"

I eksemplet Svendborg Kommune brugte man et specialudviklet mødebooking-system i Notes, som kunne mere end en standard Exchange-løsning.

Kommunen valgte så at købe et tredjeparts-system, som kan håndtere det, og som kan integrere med Sharepoint Online.

Implementering - selve migreringen

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails

"Hele formålet med migreringen er, at man ikke skal kunne mærke den. Det er ofte der, vi lægger flest kræfter, fordi man skal sikre sig, at det ikke generer brugerne, når man flytter."

Man kan ifølge Peter Lunding Smith vælge mellem minimum tre måder at migrere på.

1 - Big bang: Migreringen sker i løbet af en nat eller en weekend for alle brugere. Så er alt data flyttet over, og medarbejderne er klar til at arbejde på det nye setup, når de møder på arbejde.

Denne løsning kan dog være svær at nå for større virksomheder med mange brugere og måske afdelinger i flere lande.

2 - Gradvis migrering/sameksistens: Over en periode på en uge eller 14 dage flyttes brugerne gradvist. I den periode sendes mails videre, så de nye brugere bliver opdaterede. Når den sidste bruger er flyttet over, skifter man helt, så nye mails kommer ind på de nye servere.

3 - Udvidet sameksistens: Hvis man har behov for at binde skyen sammen med den it, man har internt. Det kan eksempelvis være en lokal Exchange-server med specialdesignede programmer eller et Lotus Notes-miljø.

Det er typisk relevant for større virksomheder, men kan gå ud over omkostningerne, da man bibeholder det gamle miljø. Omvendt er det det, der griber mindst ind i dagligdagen hos medarbejderne, og virksomheden kan måske spare en bekostelig opgradering af gamle servere og lagerplads ved at kunne udvide det gamle setup med nye cloud-services.

Bruger-godkendelse

Man skal i forbindelse med implementeringen også ind og se på, hvordan man vil håndtere bruger-godkendelsen. Peter Lunding Smith beskriver en typisk fremgangsmåde:

"Jeg antager, at virksomheden har et AD, og jeg antager, at det AD skal synkroniseres, så man ikke skal oprette brugerne manuelt."

Dernæst vil mange vælge, at brugerne skal kunne logge på cloud-løsningen med det samme password, som de bruger til at logge på Windows.

Til det formål har Microsoft udviklet ADFS - Active Directory Federation Services - en løsning, der blandt andet bruges til single sign-on.

"Det har et større perspektiv end bare, at man kan genbruge sit AD. På sigt vil det kunne understøtte mange forskellige proprietære systemer," vurderer ProActive-rådgiveren.

Efter implementeringen

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails

Når først man har taget Office 365 i brug, og alt kører efter planen, så er der stadig ting, der skal tages hånd om.

Hvordan foregår integrationen til de systemer, der ikke nødvendigvis er Microsoft, og som ikke skal rykkes ud i skyen?

Hvordan sikrer man den integration, man hele tiden har haft, og fortsat har behov for?

Det kan være, at man gerne vil vise månedens omsætning som en lille KPI-webpakke i sit Sharepoint, hvilket kræver integration til ERP, lyder et eksempel fra Peter Lunding Smith.

"Så skal man finde ud af, om det uden videre er noget, man kan gøre via en standard funktion, eller om det kræver udvikling."

En metode er at anvende nogle af de værktøjer, der findes i Sharepoint 2013, hvor man via åbne API'er kan trække data fra eksempelvis en Oracle-database.

"Mange gange er det ikke noget, man gør i første omgang - det kommer først i step to, men behovet kommer jo."

Ny Office-pakke?

Et andet spørgsmål, Peter Lunding Smith ofte får som rådgiver, er, hvorfor man skal opgradere Office-pakken, bare fordi man rykker ud i skyen?

"Det kan siges i et ord: Apps."

Peter Lunding Smith forklarer, at ligesom man kan hente apps til Sharepoint, er det samme nu blevet muligt med Office 2013.

Et eksempel er, at du har en masse adresser i et Excel-ark og gerne vil se, hvordan de fordeler sig på et kort. Så kan du installere en lille app, der gør det muligt.

Et andet eksempel: Hvor du tidligere har skullet lave scripts og kommandoer og alt muligt andet for eksempelvis at hente data fra Navision, så vil man nu først lede i app-butikken efter løsninger, der allerede er lavet til formålet.

"Vi synes, det her er sindssygt spændende. Hvis man som bruger er god til at gå ind på de nye apps markedspladser, så er der virkelig mulighed for at sammensætte og forædle hele sagsgangen," siger Peter Lunding Smith.

Uddannelse og servide & administration

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails

5: Uddannelse
Sideløbende med forberedelse af virksomhedens overgang til en eller flere nye cloud-services, kan der være grund til at overveje om der er behov for efteruddannelse af brugere og it-medarbejdere.

Hvis brugerne samtidig skal til at benytte nyere versioner af Outlook, Office eller Lync, kan der være god grund til at lave efteruddannelses-forløb.

"Virksomhedens ledelse kan eksempelvis prøve at identificere 10-20 konkrete situationer, hvor de nye cloud-services gerne skulle gøre hverdagen lidt nemmere - og så lave en lille intern efteruddannelse og 'certificering' af medarbejderne," foreslår Peter Lunding Smith.

"Efteruddannelse og change management bliver desværre ofte nedprioritere," siger han.

6: Service & administration
Peter Lunding Smith vurderer, at de fleste virksomheder med fordel kan benytte sig af Microsofts egen support. Den er inkluderet i abonnementet og er velegnet, hvis man støder på problemer.

"Men det er ikke sådan, at den support-funktion går ind og agerer it-medarbejder. De går ikke ind og piller ved din konkrete computer, så den lige virker, eller underviser dig i nye funktioner eller arbejdsprocesoptimering."

Man bør derfor overveje, om man stadig vil have sin egen service-desk, eller om man vil eksemplvis skal finde en partner lokalt i Danmark.

"Det er i virkeligheden ikke så meget anderledes, end det altid har været; man bør tænke på, hvordan man får en god service og ikke mindst inspiration til at udnytte de nye services."

Læs også:

Sådan sparer Svendbord kassen med cloud-mails